Réunions hybrides – poursuivre le débat démocratique

Client : la ville de Gand
Expertise & industrie : Solutions audiovisuelles
Technologie : hybrid meeting rooms, teleconferencing

On peut dire que la pandémie de COVID a eu un impact immense sur le monde. La crise a soulevé de sérieux défis, notamment pour les autorités locales. Comment poursuivre le processus démocratique du débat public en toute transparence quand on n’a pas le droit de se réunir ?

Organiser une réunion de conseil numérique n’est pas une tâche facile. D’une part, tous les participants doivent disposer d’un équipement opérationnel. D’autre part, toutes les exigences légales doivent être remplies.

Comme de nombreuses autres villes, la ville de Gand a choisi de mettre en place une réunion virtuelle du conseil municipal en utilisant des solutions de téléconférence telles que Microsoft Teams et Zoom. Les sessions virtuelles ont été rendues ouvertes et disponibles au public à l’aide d’une solution de streaming.

 

Regardez le témoignage vidéo de notre webinaire :

Comment ça fonctionne ?

La ville de Gand s’est déjà préparé à un retour (partiel) dans la salle du conseil. Axians AV a mis en place les outils nécessaires pour permettre la réunion dite hybride.  Les membres du conseil qui sont présents dans la salle du conseil peuvent débattre avec les membres qui participent depuis leur domicile. Le système de conférence télévisée et le système de caméra automatisé utilisant plusieurs caméras PTZ Full HD de Lumens fournissent un son et une vidéo clairs depuis la salle elle-même, tandis que l’apport des participants virtuels est intégré de manière transparente à la salle du conseil.

COVID-19 a redéfini la manière dont nous organisons les réunions. La réunion hybride sera la norme pour l’avenir. Il est juste de dire qu’Axians AV et la ville de Gand sont bien équipés pour relever tous les défis qui pourraient se présenter à l’avenir.

“Nous sommes convaincus que la configuration hybride sera là pour rester. L’idée est bien sûr de maintenir l’interaction du débat à un niveau aussi élevé que possible, et de permettre aux gens de se réunir physiquement à nouveau, mais nous pouvons parfaitement imaginer qu’il y aura toujours des participants qui suivront la réunion du conseil depuis chez eux. Nous avons également l’obligation de rendre nos séances publiques : sur notre site web, la presse et les citoyens peuvent suivre le déroulement sans problème.”

Johan Vereecke, assistant exécutif du Soutien administratif Ville de Gand