Hybride vergaderingen – voortzetting van het democratisch debat

Klant: Stad Gent
Expertise & marktsegment: Audiovisuele oplossingen voor lokale autoriteiten
Technologie: hybrid meeting rooms, teleconferencing

Men kan stellen dat de COVID-pandemie een enorme impact heeft gehad op de wereld. De crisis heeft een aantal ernstige uitdagingen met zich meegebracht, niet in het minst voor lokale autoriteiten. Hoe kun je het democratische proces van het publieke debat in volledige transparantie voortzetten als je niet mag vergaderen?

Het organiseren van een digitale raadsvergadering is geen sinecure. Enerzijds moeten alle deelnemers over operationele apparatuur beschikken. Anderzijds moet aan alle wettelijke vereisten worden voldaan.

Net als vele andere steden heeft Stad Gent ervoor gekozen om een virtuele gemeenteraadsvergadering op te zetten, met behulp van teleconferencingoplossingen zoals Microsoft Teams en Zoom. De virtuele sessies zijn open en beschikbaar gemaakt voor het publiek via een streaming oplossing.

 

Bekijk de videotestimonial van ons webinar:

Hoe werkt het?

Stad Gent heeft zich al voorbereid op een (gedeeltelijke) terugkeer naar de raadzaal. Axians AV heeft de nodige tools geïmplementeerd om de zogenaamde hybride vergadering mogelijk te maken.  Raadsleden die in de raadzaal aanwezig zijn kunnen debatteren met leden die van thuis uit deelnemen. Het teleconferentiesysteem en het geautomatiseerde camerasysteem met meerdere Lumens Full HD PTZ-camera’s zorgen voor helder beeld en geluid vanuit de zaal zelf, terwijl de input van de virtuele deelnemers naadloos wordt geïntegreerd met de raadzaal.

COVID-19 heeft de manier waarop we vergaderen opnieuw gedefinieerd. De hybride vergadering zal de standaard voor de toekomst zijn. We kunnen stellen dat Axians AV en Stad Gent goed gewapend zijn om alle uitdagingen die zich in de toekomst kunnen voordoen aan te gaan.

“We hebben er alle vertrouwen in dat de hybride opzet zal blijven bestaan. Het idee is natuurlijk om de interactie van het debat zo hoog mogelijk te houden, en mensen weer fysiek bij elkaar te laten komen, maar we kunnen ons heel goed voorstellen dat er nog steeds deelnemers zullen zijn die de raadsvergadering vanuit huis volgen. We hebben ook de plicht om onze zittingen openbaar te maken: op onze website kunnen pers en burgers zonder problemen meekijken.”

Johan Vereecke, Executive Assistant bij Bestuursondersteuning Stad Gent